Гайд: как организовать и провести идеальную онлайн-конференцию

Онлайн-конференция — это возможность для бизнеса рассказать, обсудить или научить чему-то потенциальную аудиторию. Обходится такая конференция дешевле, чем живое мероприятие, поскольку не надо платить за аренду помещений, но есть свои тонкости.

Например, плохой интернет или камера могут запороть все дело: слушатели разбегутся, бюджеты не окупятся, а спикеры зарекутся не связываться с вами вновь.

Мы написали гайд, в котором по полочкам разложили, как организовать онлайн-конференцию. В конце добавили чек-лист с популярными ошибками. Проверьте по нему, все ли готово к мероприятию, чтобы успеть вовремя подстелить соломку.

Что сделать за 2 месяца до конференции?

Поставить цель

Конференция — денежная затея. Нужен бюджет на экспертов, рекламу, исполнителей, доступ к облачным платформам. Чтобы вернуть потраченное, бизнес ставит цель. То есть заранее обдумывает, к чему надо прийти в процессе или после конференции. Результат этой цели — это возврат ваших инвестиций.

А вот если цели нет, все вложения бессмысленны. Бизнес тратит деньги непонятно зачем и ради чего.

Цели у каждого бизнеса свои. Дадим три примера:

1. У вендора облачного приложения цель — получить лиды. Он собирает на конференцию потенциальных покупателей, а потом рассказывает им, как перейти на ЭДО, вести учет товара в электронке, автоматизировать продажи. Дальше получает лиды — заинтересовавшихся зрителей — и продает им доступ к приложению.
2. У онлайн-университета цель — расширить базу подписчиков. На конференцию приходят люди, которые хотят выучиться новой профессии. Не страшно, если сейчас они не купят. Главное — университет получит контакты слушателей, а дальше прогреет их рассылками.
3. У юридической конторы цель — вызвать доверие. То есть сделать так, чтобы люди, которые пришли на конференцию, узнали, что в фирме работают грамотные юристы. После конференции слушатели записываются на бесплатные консультации, а дальше становятся клиентами.

Мораль: цели у конференций бывают разные, единого шаблона нет. Подумайте, как онлайн-конференция поможет вашей фирме собрать лиды, улучшить репутацию, создать имидж, расширить базу клиентов и заработать.

Расчитать бюджет

На онлайн-конференцию могут быть отложены сотни тысяч рублей или всего пара десятков. Но главное, чтобы сумма была выделена, поскольку от нее зависит дальнейшая организационная работа.

Например, денег позарез. Тогда и онлайн-платформу придется выбирать среди бесплатных, и лендинг собирать своими силами, и спикеров привлекать на добровольной основе. А вот если денег в избытке, можно разгуляться — все отдать на аутсорс, а медийных докладчиков заманить высокими гонорарами.

Четких цифр, сколько тратить на конференцию нормально, а сколько — перебор, у нас нет. Мы дадим список расходов, на которые надо ориентироваться. Вот шаблон для предварительной сметы:

№	Вид услуги	Ед./измер.	Стоимость	Как реализовать
1	Посадочная страница	услуга	XXXXX ₽	Поручить агентству, найти исполнителя на фрилансе или сверстать самостоятельно на конструкторе вроде нашего LPgenerator. Цены в каждом случае сильно отличаются.
2	Платформа для онлайн-трансляции	услуга	XXXXX ₽	Использовать бесплатные платформы, но с ограничениями по числу участников, либо купить доступ на платных, где количество участников достигает 300-500 человек.
3	Реклама	услуга	XXXXX ₽	Запустить самостоятельно и отдать на аутсорс.
4	Рассылки	услуга	XXXXX ₽	Сверстать самостоятельно на специальных платформах — платите только за доступ, отдать на аутсорс в агентство или нанять фрилансера.
5	Управление проектами	месяц	XXXXX ₽	Оплатить доступ к ПО. Чтобы сэкономить, вместо специализированного планировщика использовать таблицы вроде Excel или Google Sheets.
6	Спикеры	дни	XXXXX ₽	Привлечь за так, гонорар или поискать среди штатных сотрудников с опытом и скиллами.
7	Модератор	дни	XXXXX ₽	Взять обязанности модератора на себя, нанять человека со стороны или назначить кого-то из штата.
8	Администратор	дни	XXXXX ₽	Взять человека со стороны или все взвалить на себя — сэкономите.
9	Оборудование, техника	дни	XXXXX ₽	Если проводите ламповую конфу, никакой особой техники не нужно: хватит ноутбука, гарнитуры, белой стены. То есть трат ноль рублей. Другое дело, мероприятие на уровне города или региона. Тогда нужен профессиональный свет, звукоусилители, проекторы. Технику можно купить либо арендовать — это дешевле.
10	Раздаточный материал	услуга	XXXXX ₽	Раздаточный материал — чек-листы, инструкции, электронные книги, презентации — создать самостоятельно в бесплатных конструкторах, отдать на аутсорс или поручить штатным дизайнеру и копирайтеру.
11	Технический специалист	дни	XXXX ₽	Нанять со стороны человека, который подключит оборудование, наладит интернет. Чтобы сэкономить, поручить работу с техникой штатным сисадминам.

Составить программу конференции

Программа — это план, по которому пойдет мероприятие. На данном этапе план примерный — далее еще ни раз его перепишите, скорректируете, обновите. Но и совсем без программы никак.

Программу можно собрать в Google Sheets и Docs или можно использовать Figma или другое графическое приложение. Главное, отобразите в ней:

• примерный тайминг;
• темы докладов;
• спикеров, модераторов, ведущих;
• перерывы, время для вопросов и вовлекающих механик.

А что делать, если спикеров пока нет? Да ничего. Накидайте темы, а когда найдете претендентов читать доклады, подкорректируете.

Вот наш базовый шаблон программы — берите и переделайте под себя, если не получается собрать собственный с нуля.

Программа не обязана быть красивой, главное, она должна содержать тайминги, спикеров, очередность выступлений

Найти спикеров

Спикеры — это люди, которые выступят на конференции. Можно приглашать медийных или просто с опытом, но есть особенность:

• Медийные спикеры могут запросить гонорар и начать диктовать условия: что и как говорить, какие темы освещать.
• Просто опытные без особой популярности могут согласиться выступить за так, чтобы повысить узнаваемость и привлечь подписчиков в свои соцсети или сообщества.

Если есть деньги на медийных спикеров, их особо искать не придется — спикеры и так на виду. Напишите им в личку или на почту, пришлите информацию о конференции, договоритесь об условиях.

А вот если нужны просто опытные спецы, процесс сложнее, поскольку прежде их придется найти. Рассказываем, как это сделать.

Поискать внутри штата

То есть обратиться к сотрудникам-коллегами, которые имеют опыт, навыки, кейсы. В конференции они согласятся участвовать на добровольческих началах, ведь от удачно прошедшего мероприятия в выигрыше вся компания.

➕	➖
Не надо искать спецов по всему интернету. Не надо платить гонорары. Удобно взаимодействовать внутри одного офиса.	Нет популярности, надо убедить участников, что эксперты — стоящие. Надо отвлекать коллег от их прямых обязанностей.

Обратиться к партнерам

Партнеры — это клиенты и заказчики, с которыми работает бизнес. Они могут выступить с независимым докладом, например о ситуации на рынке, либо рассказать, как продукт помог их компании и как специалисты предоставили услугу по высшему разряду.

➕	➖
Контакты есть, надо только договориться. Можно договориться об участии без гонорара за какой-то бонус от фирмы — скидку или рассрочку в платежах.	Низкая мотивация, могут отвлечься на свои дела. Могут не захотеть разглашать некоторые данные о своей работе.

Посерфить по тематическим каналам

Это когда открываете популярные тематические сообщества, YouTube-каналы, группы и форумы и там ищите опытных специалистов. Способ муторный, а результат непредсказуемый.

Спикер может затребовать пересмотреть гонорар ближе к дате конференции, переписать доклад или вообще исчезнуть. Все потому, что человек малознакомый, не имеет репутации, о которой печется, и особо ничего вам не должен.

➕	➖
Можно найти узкоспециализированных экспертов с историями, которые мало кто слышал.	Трудно проверить, действительно человек эксперт, насколько он надежный.

Подглядеть у конкурентов

Если конкуренты уже проводили подобные мероприятия, подсмотрите, кого и с какими докладами они приглашали. Если кто-то понравится, не стесняйтесь зазывать к себе, только измените тему доклада.

➕	➖
Доверие к спикеру, его репутации, навыкам. Есть спрос на спикера.	Спикер может осветить тему, которую ранее уже рассказывал. Может потребовать гонорар, если почувствует, что он нарасхват.

Зайти на биржу спикеров

Биржа спикеров — это платформы, на которых объединяются спикеры разных направлений. Когда организатору мероприятия нужны докладчики, он идет на биржу и подбирает экспертов.

Это не бесплатно — платформа возьмет процент за услугу. Зато так поиск станет быстрее, а шанс нарваться на мошенников ниже — платформа проверяет своих исполнителей.

Вот несколько бирж, где можете поискать докладчиков:

• Саппорт Партнерс. Подбирает спикеров по направлениям: консалтинг, коучинг, мотивация, оценка персонала, обучение персонала.
• Хаб спикерс. Подбирает спикеров по направлениям: e-commerce, fashion, HR, IT, PR и реклама, HoReCa, банковский сегмент, коучинг, лидерство, маркетинг, медиа и прочее. Есть выбор из популярных блогеров, селебрити и зарубежных экспертов.
• Speakersbase. Подбирает спикеров из сегментов IT, медиа и PR, НКО, культура, мотивация, бизнес и финансы.
• BookSpeakers. Подбирает спикеров из сегментов e-commerce, ESG, Web, психология, бизнес, журналистика, здоровье, финансы, экономика, технологии и других. 

➕	➖
Простой поиск докладчика. Можно найти спикера на любую тему. Ниже шанс нарваться на безответственного эксперта.	Не бесплатно — платформа берет процент.

Подготовить лендинг

Лендинг — это страница в интернете, которая посвящена мероприятию. На нее люди попадают с рекламы, из соцсетей или через поиск. Далее читают программу, знакомятся со спикерами и, если конференция заинтересовала, регистрируются — заполняют лид-форму.

Кто-то подумает: «Зачем мне лендинг, размещу анонс о конференции на сайте». Ошибка: лендинг работает лучше, чем сайт, поскольку не отвлекает внимание на прайс, контакты, услуги. Пользователю некуда идти, остается только читать описание конференции.

Подготовить лендинг можно так:

• Собрать своими силами на конструкторе, например нашем родном LPgenerator. Программист, дизайнер и верстальщик не понадобится. Со всем справитесь сами в визуальном редакторе: возьмите готовый шаблон и измените под себя. Из затрат — оплата доступа: 959 рублей в месяц на базовом тарифе.

• Отдать подрядчикам — агентству или фрилансеру. В агентствах цены разные, но счет идет на десятки тысяч рублей, а с фрилансером — как договоритесь.

Еще предстоит выбрать доменное имя — то есть адрес сайта в интернете, и купить хостинг — место на сервере и разное ПО, которое сайтом управляет. Провайдеров много, цены у всех разные. Посравнивать можно тут:

• Reg.ru;
• Masterhost;
• Nic.ru;
• Timeweb.

На самом лендинге разместите информацию о конференции: дату, время, спикеров, темы докладов, призы, бонусы. Укажите, какую пользу от мероприятия получат участники, какие раздаточные материалы вы отправите всем участникам. Не забудьте прикрутить форму для сбора заявок. 

А вот как оформлен лендинг конференции «Digital Learning 2023». Никаких лишних страниц, навигации, ссылок — все посвящено конференции

Запустить рекламу конференции

Чтобы на мероприятие зарегистрировалось много участников, о ней должно узнать как можно больше людей. Анонс можно разместить на сайте компании и в сообществах — это сработает. Но чтобы охватить действительно много пользователей — десятки и сотни тысяч, без платной рекламы не обойтись.

Рекламу можно запустить в соцсетях, мессенджерах, РСЯ, поисковую, купить у блоггеров, но везде сразу не надо. Во-первых, денег потратите гору. Во-вторых, это бессмысленно — люди, которым в принципе интересна ваша тематика, могут быть в 2-3 каналах. Поэтому рекламируйтесь там, где есть ваша потенциальная целевая аудитория, и на что хватит бюджета.

Помимо рекламного бюджета, надо посчитать бюджет на создание промо-материалов — баннеры, текстовые объявления, видеоролики. Плюс работу рекламщиков, если вы не собираетесь сами заниматься настройкой рекламных кабинетов.

Собрать заявки от слушателей

Когда создадите лендинг и запустите рекламу, постепенно люди начнут оформлять заявки, то есть заполнять форму. Надо заранее позаботиться, где и как собирать лиды.

Тут подойдет и CRM-система, если бизнес использует ее, и сам конструктор-лендинга. Бывает, что на конструкторе можно настроить почтовые уведомления. Тогда о новых лидах вы будете получать письма, потом заходить на конструктор и выгружать заявки.

Что сделать за месяц до конференции?

Найти спонсоров конференции

Спонсоры — это компании или отдельные персоны, которых участвуют в конференции на коммерческой или добровольной основе.

Конференция — масштабное мероприятие связанное с расходами, рекламой, подарками, раздатками. Чтобы не взваливать все на себя, можно позвать помощников.

Они либо прорекламируют вашу конференцию на своих интернет-площадках, либо покроют часть расходов. Взамен вы опубликуете их рекламные материалы у себя на сайте, лендинге и в промо-рассылках, плюс презентуете во время конференции спонсорские услуги и товары.

Чтобы привлечь партнёров, составьте коммерческое предложение. Можно указать в нем два варианта сотрудничества, например платное и бесплатное спонсорство.

Еще в КП укажите:

• Что за конференцию вы проводите и для каких целей.
• Кто ваша целевая аудитория — например, укажите демографические характеристики, объём, покупательскую способность.
• Какие преимущества получит спонсор, если примет участие в мероприятие.

Далее разошлите тем компаниям и людям, которых бы хотели видеть спонсорами. А вот наш шаблон КП. 

В КП добавьте ключевую информацию по конференции, а пакеты участия приложите отдельной презентацией

Если совсем нет идей, где искать спонсоров, попробуйте:

• Посерфить в поисковых системах, группах в социальных сетях.
• Посмотреть партнеров и спонсоров мероприятий, аналогичных вашему, после чего пробейте их в интернете.
• Погуглить нишевые бренды, выходящие на российский рынок.

Разработать шаблоны презентаций докладчиков

Для каждого спикера надо подготовить презентацию: тему выступлений, тайминг и план. Также подготовить письмо, в котором напомнить о конференции, формате, тайминге, аудитории, а также любые сведения, которые помогут спикеру подготовиться к докладу.

Отправить план выступлений спикерам

Тут ничего сложного. Готовый план выступлений разошлите спикерам. Если у них будут замечания или предложения, обсудите и, если надо, внесите.

Выбрать платформу для конференции

Конференцию можно проводить на платной онлайн-платформе или бесплатной. Есть разница.

Бесплатные платформы

Как ясно из названия, не стоят ни рубля, но имеют ограничения по числу участников и не всегда имеют оперативную техподдержку. Если во время трансляции что-то зависнет или вылетит, придется разбираться своими силами.

Но если планируете до 100 участников, а бюджет ограничен, рекомендуем присмотреться к этим сервисам:

• Google Meet. Подключает к конференции до 100 участников, можно включать демонстрацию экрана. Длительность конференции не более 60 минут.
• Videomost. Подключает к конференции до 100 участников, но ограничивает длительность конфы 45 минутами. Можно демонстрировать рабочий стол и презентации.
• Яндекс Телемост. Подключает всего 40 участников к конференции, есть чат, демонстрация экрана.

Платные платформы

Платные программы подключают к трансляции большое число участников. Мы собрали список отечественных платформ.

Платформа	Webinar.ru	Контур.Толк	Sber Jazz	Pruffme	FreeConference.com	Videomost
Цена	18 476 руб./мес	2500 руб./мес	8000 руб./год	17 250 руб./мес	$29.99 в мес	1000 руб./мес
Число участников	до 500	до 400	до 200	до 300	до 250	100

Собрать команду

Вам точно понадобятся:

• Модератор. Будет контролировать участников конференции во время трансляции: отвечать на вопросы в чате, пресекать конфликты, банить троллей, скидывать ссылки.
• Администратор. Будет поддерживать связь со спонсорами, партнерами, спикерами, заказывать в аренду технику, оплачивать доступ к платформам.
• Проект-менеджер. Будет следить за сроками, а если где-то что-то застопориться, например отвалится доступ или с радаров исчезнет исполнитель, возьмет ситуацию в руки и разрулит.
• Ведущий. Будет вести трансляцию, представлять спикеров, объявлять о перерывах.

Если соберете команду из штатных сотрудников, хорошо сэкономите. Но если свободных коллег под рукой нет, придется отдавать на аутсорс или приглашать фрилансеров за вознаграждение.

Управление проектами

Следить за подготовкой к конференции помогает ПО по управлению проектами. В нем планируют задачи, ставят сроки и следят за их выполнением, указывают ответственного исполнителя, настраивают уведомления и наглядно отслеживают прогресс по работе. 

Примерный интерфейс ПО по управлению проектами: вся работа перед глазами, удобно контролировать

Мы собрали несколько онлайн-сервисов для управления проектами. В основном отечественные платформы, чтобы не возникло проблем с доступом и оплатой.

Сервис	Бесплатный доступ	Тарифы, за пользователя	Возможности
Kaiten	✅	420 руб./мес	Таймлайн, таблицы, канбан-доски, календарь, учет времени, отчеты
YouGile	✅	333 руб./мес	Канбан-доски, групповые чаты, задачи, отчеты, секундомер, сводки, to-do-листы
Asana	✅	$10,99 за мес	Канбан-доски, автоматизация, отчеты, цели, конструктор рабочих процессов
Weeek

Что сделать за день до конференции?

Накануне мероприятия рекомендуем проверить следующее:

1. Интернет. Он должен быть стабильным. Иначе ведущий и модератор будут вылетать, звук хрипеть, картинка дергаться. На всякий случай советуем, помимо проводного интернета, запастись портативным Wi-Fi-модулем.
2. Технику. Ноутбуки, камеры, гарнитуру, проекторы — все должно работать. Желательно, чтобы гаджеты не имели неустановленных обновлений, которые могут начать развертываться в неподходящий момент.
3. Спикеров и команду. Спишитесь и еще раз проверьте, что у всех все в силе.
4. Доступ к платформе. Доступ к платформе должен быть оплачен, а сам сайт — работать без перебоев.

Чек-лист: проверьте конференцию перед запуском

Проверьте себя по чек-листу, чтобы не допустить в конференции распространенные ошибки.

 

Вкратце

1. Онлайн-конференция — масштабное мероприятие. Его планируют за пару месяцев, чтобы все успеть.
2. За два месяца до конференции определитесь с ее целью, посчитайте бюджет, составьте программу, найдите спикеров, соберите лендинг, запустите рекламу, организуйте сбор заявок от участников.
3. За месяц до конференции найдите спонсоров, разработайте шаблоны презентаций, отправьте план выступлений спикерам, выберите платформу для трансляции, соберите команду и перенести работу в ПО по управлению проектами.
4. За неделю до конференции соберите со спикеров доклады, придумайте розыгрыши и призы, подключите прогревающие рассылки.
5. За день до конференции проверьте технику, интернет, доступ к платформе и готовность всех участников.

Источник